Häufig erfolgt die Benennung und Speicherung in Cloud-Repositories manuell, was fehleranfällig und zeitaufwendig sein kann. Wenn Dateien falsch beschriftet oder an der falschen Stelle abgelegt werden, kann die Suche nach ihnen zu einer frustrierenden Zeit- und Geldverschwendung werden.
Die Bezeichnung von Dokumenten sollte objektiv und intelligent sein, anstatt subjektiv. Leider müssen Mitarbeiter oft raten, wie ein Dokument benannt, klassifiziert und abgelegt werden soll. Dies erschwert anderen Personen den schnellen Zugriff auf das Dokument.
- Wie viel Zeit verbringen Sie aktuell mit der Suche nach den richtigen Dokumenten?
- Welche Fehler treten häufig bei der Dokumentenarchivierung auf?
- Wie wichtig ist Ihnen die Konsistenz in den Namenskonventionen Ihrer Dokumente?
- Welche manuellen Eingriffe müssen aktuell bei der Archivierung vorgenommen werden?
- Wie würde sich eine automatisierte Archivierung mit Vorschlägen für Dokumenttyp, -name und -speicherort auf Ihren Arbeitsalltag auswirken?
KI klassifiziert Dokumente
Die App nutzt die Leistungsfähigkeit von Künstlicher Intelligenz, um automatische Kategorisierung, standardisierte Benennungsstrukturen und Vorschläge für den Ablageort direkt auf Ihrem Gerät bereitzustellen.
Die App erkennt automatisch den Inhalt Ihrer gescannten Dokumente und kategorisiert sie entsprechend. Dadurch entfällt die mühsame manuelle Eingabe von Dateinamen und -typen. Zusätzlich bietet Ihnen die App standardisierte Benennungsstrukturen an, die Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien einheitlich zu organisieren.
Ein weiteres herausragendes Merkmal der Xerox® Intelligent Filer App ist ihre Fähigkeit, Ihnen Vorschläge für den optimalen Ablageort Ihrer Dokumente zu unterbreiten. Basierend auf KI-Algorithmen analysiert die App Ihre bisherigen Dateiablagen und schlägt Ihnen automatisch den besten Speicherort vor. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach Ihren Dokumenten.
Unterstützte Speicherorte und Sprachen
Alle Dokumente werden im durchsuchbaren PDF-Format gespeichert und sind nahtlos integriert mit folgenden Cloud-Speichern: Xerox® DocuShare Go, Google Drive sowie Microsofts SharePoint-, OneDrive- und 365-Familie.
Unterstützte Sprachen für Dokumente und Benutzeroberfläche: Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch.
Alle Vorteile auf einen Blick
- Automatische Kategorisierung: Das Dokument wird automatisch in die richtige Kategorie eingeordnet, sobald es gescannt wurde.
- Optimale Speicherplatzempfehlung: Die App schlägt den besten Dateiordner vor, um Ihr Dokument optimal zu speichern.
- Strukturierte Benennung: Die App benennt Ihre Dokumente automatisch strukturiert und konsistent, sodass sie später leicht gefunden und abgerufen werden können.
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Robot Examining Invoice von Andrey Popov